事務作業を効率化する 9個のアイデア

こんばんは竜之介です。

残業という文字をみるだけで
精神的ダメージを受けそうになるくらい

残業が大嫌いなのですが
繁忙期の影響で1週間毎日していました。

 

1日8時間の労働を週５日でも働き過ぎだと感じるのに

何が悲しくて仕事を延長しないといけないんだと

心の中で悲鳴をあげながら仕事をしました。

 

1秒でも早く家に帰りたい

定時前に帰りたいとすら感じるので

私にとっては非常につらい1週間でした。

 

残業をしたくない一心で

業務の効率化をしてきたこともあり

まだ工夫が足りないのかと複雑な心境になりつつ

 

残業が嫌で定時に帰りたい人は大勢いるだろうなと

もし、知らなかったらこの工夫をやってみてほしいと

 

そのように思ってしまったわけです。

 

なので今回は、

 

事務作業を早く終わらせたい人に見てもらうことを想定しながら
実践している工夫を言語化して整理することによって

繁忙期にも負けない新しい改善方法を
見つけることができないかと考えていきましょう。

事務作業を早く終わらせる工夫

3回以上繰り返す仕事だけ効率化する方法を考える

何の効率化をしたらいいのか迷ったら場合

このルールに従い判断することで迷う時間を短縮

 

頭を使う仕事は午前中にする

午前中の時間帯を過ぎると脳の機能は徐々に低下するため

頭を使う作業は午前中に行うことで時間の短縮

 

用事がある人の机の上にメモを貼り付けて向こうから来てもらう

戻ってきていないか気にし続けると注意力が散漫になり

効率的に作業を進めることができない。

 

かといって、

 

作業に集中し過ぎて戻ってきた事に気づくことが出来ない場合
業務に差し支えるので向こうから来てもらうよう促す
メモは定型のものを使うことで時間短縮

 

毎日使用できる業務シナリオを作り遂行時にチェックをつける

『〇曜日の〇時にこの業務をする』
と習慣化している場合は必要ないが

思い出す時間が必要があるなら作るべき。

 

必ずこの業務をしてから帰るというものには

網線等で目立つようにして遂行時にチェックをつけることで
（PCや携帯に内蔵されているアラームを使用するのも良い）

 

定時で帰ったのに業務の抜けに気づいて戻ってくる（3敗）

業務の抜け漏れをの確認や謝罪する時間分短縮

 

業務シナリオの例

	※（空白は毎日）		チェック	チェック	チェック
時間	曜日	すること	5　日	日	日
7：00		トランポリン10分	✓
7：20	月	バーベルスクワット30回	✓
	月	ブルガリアンスクワットを限界まで	✓
	火	ベンチプレス30回
		プロテインを摂取
7：50		シャワー
		～～
		～～

 
週に1度以上使う名前・住所・電話番号・定型文をユーザー辞書に登録する

入力時間の短縮と誤字脱字を減らすことができる

 

例えば『竜之介』と入力する場合

ローマ字入力だけで10回タッチしているものは

『り』で変換して出せるようにすると2回タッチで済む

 

週に1度以上くる返信の必要なメールへのテンプレートを作っておく

返信に見直しも含めて3分はかかるものを

テンプレートを利用することで誤字脱字を減らし

見直しする部分が少なくなるために1分以上は短縮

 

毎日使うソフトやファイルに1つのページから飛んでいけるようにする

1つのフォルダからよく使う所へ飛べるようにすることで

ソフトやファイルを探す時間の短縮

 

Excel等のファイルは壊されないように大事な部分に保護をかける

派手に壊されると30分以上の修正と見直しが必要（7敗）

保護していいファイルなら対処することで事故を防ぐ

 

ショートカットキーを使用する

右クリックをしてカーソルを動かして左クリックでは

キーボードから手が離れてしまうので時間のロスが発生する

 

覚えていた方がいい順

Ctrl+Cのコピー

Ctrl+Vの貼り付け

Ctrl+Zの元に戻す

Ctrl+Fの検索

Ctrl+Sの上書き保存

Ctrl+Aの全選択

Ctrl+Pの印刷

Alt+Tabのウィンドウの切り替え

Alt+F4のアプリケーションを閉じる

Win+Mの全てのウィンドウの最小化

Win+→or←のファイルを寄せる

Ctrl+Shift+ESCのタスクマネージャーを開く

Win+Shift+Sの場所を指定するスクリーンショット

繁忙期にも負けない新しい改善方法の案

『午後の作業効率が午前に比べて落ちている』
と感じているのでそれを改善することで

先週のレベルの繁忙期でも
対抗できるのではないかと考えます。

今まで

身体を動かす業務をする
カフェイン入りのドリンク
ミント入りの清涼菓子を食べてみる

などを試しましたが眠気はあまり変わりませんし
作業効率も上昇している気がしないので放置していましたが

 

・きちんとした姿勢で座る

・昼食を見直す

 

などの対応策がまだ思いつくので
来週あたりに試してみようと考えています。

おわりに

常に70％の力ですることで業務に振り回されないようにする
と昔読んだ本かどこかで書いてあったのですが

早く帰りたいばかりに
常に90％くらい出してる気がします

何にしても、読むだけでは身につかなくて難しいですね。

他にどんな改善方法が思いつきますか？

定時で帰る 筆で書いた文字Tシャツ (L, 黒Ｔシャツ×白文字(前面))

会社では教えてもらえない　残業ゼロの人の段取りのキホン 【会社では教えてもらえないシリーズ】

追伸：休みの日に仕事の事を考えたくないと思っているのに、勝手に自爆しました